04.12.2024 / Współpraca

Jak wiadomości głosowe mogą usprawnić pracę call center?

Artykuł sponsorowany

Temat wiadomości głosowych w call center brzmi jakby był zarezerwowany dla wielkich korpo z jakimiś super nowoczesnymi systemami. Ale tak naprawdę, wiadomości głosowe to mega praktyczne narzędzie, które można wprowadzić praktycznie w każdej organizacji, nawet tej mniejszej. W erze, gdzie operatorzy starają się nadążyć za mnóstwem klientów, a wszyscy chcą zaoszczędzić czas i kasę, wiadomości głosowe mogą być game-changerem.

Jak to działa?

Nie ma tu żadnej filozofii. Klient nagrywa wiadomość, operator ją odsłuchuje i odpowiada w wygodnym dla siebie momencie. To nie to samo co klasyczna poczta głosowa, bo cały proces jest bardziej zautomatyzowany i, co ważne, zintegrowany z systemami call center. Operator może np. od razu otworzyć zgłoszenie, przypisać zadanie, albo wysłać odpowiedź – i wszystko to bez tracenia czasu na żadne przełączanie się między aplikacjami. Takie rozwiązania głosowe dla firm, jak system wiadomości głosowych dla call center, naprawdę ułatwiają pracę operatorów.

Po co komu takie wiadomości?

Po pierwsze, operatorzy mogą bardziej elastycznie zarządzać swoją pracą. Masz pełną kolejkę rozmów na żywo? Spoko, wiadomości głosowe można odsłuchać później. Nie trzeba odbierać każdego połączenia, a klient nie czuje się olany, bo ma pewność, że jego sprawa nie zniknie w eterze. Działa to trochę jak „oddech” dla operatora, który między jednym, a drugim połączeniem może na spokojnie ogarnąć sprawy przekazane w wiadomościach.

Po drugie, klienci uwielbiają tę formę kontaktu, bo nie muszą wisieć na linii, żeby się do kogoś dobić. Siedzisz w tramwaju? Jedziesz na spotkanie? Nagrywasz krótką wiadomość i masz to z głowy. To naprawdę zmniejsza frustrację, zarówno po stronie klienta, jak i operatora. A wiemy przecież, że zadowolony klient to mniejszy stres dla zespołu call center.

Wiadomości głosowe vs klasyczne rozmowy telefoniczne

Wiadomości głosowe można traktować jako „plan B” dla klasycznych rozmów. Czasami nie ma opcji, żeby odebrać telefon, ale już odsłuchanie krótkiej wiadomości to zupełnie co innego. Operator może wtedy odpisać, oddzwonić, albo nawet nagrać własną wiadomość. To daje taką elastyczność, która w typowym call center jest bezcenna. Warto również wspomnieć o takich opcjach jak nagrywanie zapowiedzi IVR czy System zapowiedzi głosowych, które usprawniają pracę operatorów.

Jest też kwestia zapisu całej komunikacji. Każda wiadomość jest automatycznie zapisywana, można ją łatwo przeszukać, przypisać do klienta, sprawdzić historię kontaktu. Przy klasycznych rozmowach to wymaga więcej zachodu – trzeba robić notatki, klikać, dodawać. Tu mamy wszystko w jednym miejscu. Automatyczne wiadomości głosowe i Komunikaty głosowe pomagają uprościć i uporządkować całą komunikację.

Jakie są plusy dla operatorów?

„Zbawienie dla tych, którzy mają tysiąc spraw na głowie” – tak mówi wielu operatorów, którzy pracowali już z wiadomościami głosowymi. Bo tak naprawdę nie musisz wszystkiego robić „na już”. Operator może odpisać, jak ma chwilę, a klient dalej czuje się zaopiekowany. Co więcej, odsłuchiwanie wiadomości jest często szybsze niż przebrnięcie przez długą rozmowę telefoniczną, gdzie najpierw trzeba wytłumaczyć cały kontekst.

Wiadomości głosowe to też wygoda dla samych operatorów. Mają oni większą kontrolę nad swoim czasem, mogą decydować, kiedy najlepiej odpowiedzieć. Do tego, przy większym obciążeniu, można delegować odsłuchiwanie wiadomości innym osobom w zespole, co pozwala zachować ciągłość pracy. Takie hurtowe rozwiązania głosowe mogą być idealnym wsparciem, szczególnie gdy mamy do czynienia z Masową Wysyłką Voice SMS czy Wiadomościami Głosowymi VMS.

Efektywność przede wszystkim

Automatyzacja to słowo klucz. Wiadomości głosowe, zintegrowane z CRM-em albo systemem zgłoszeń, pozwalają szybko rozwiązywać sprawy bez dodatkowych klikanin. Klient nagrywa – operator słucha – przypisuje do działu albo otwiera ticket. Wszystko idzie gładko, bez przerywania innych działań. Usługa Voice oraz usługa telefonii VoIP dla firm mogą jeszcze bardziej przyspieszyć te procesy.

To ma też duże znaczenie przy rozwiązywaniu bardziej złożonych zgłoszeń. Klienci mogą zostawić dokładne informacje, operator nie musi dopytywać o każdy szczegół, co skraca cały proces obsługi. A wiadomo przecież, że każdy chce szybko rozwiązać swój problem, bez zbędnych rozmów i wyjaśnień. Personalizowane wiadomości głosowe pomagają dopasować odpowiedź do indywidualnych potrzeb klienta.

Trochę liczb

Statystyki mówią same za siebie. Wprowadzenie wiadomości głosowych może zmniejszyć liczbę przerwanych połączeń o nawet 30%. Klienci czują, że mają większą kontrolę nad tym, jak kontaktują się z firmą, a operatorzy mają mniej stresu związanego z koniecznością natychmiastowego odbierania każdego telefonu. Wydajność zespołu wzrasta, bo można lepiej zarządzać kolejkami zgłoszeń i skupić się na ważniejszych sprawach.

Dla kogo to jest?

Dla każdego call center, które chce mieć lepszą kontrolę nad przepływem pracy. To rozwiązanie, które sprawdzi się zarówno w mniejszych zespołach, jak i w dużych strukturach, gdzie operatorzy mają setki połączeń dziennie. Nie trzeba być gigantem, żeby wykorzystać możliwości, jakie dają wiadomości głosowe, Komunikaty głosowe i system wiadomości głosowych dla call center. Ważne, żeby miało to sens i było dobrze wkomponowane w procesy obsługi.

Podsumowując – wiadomości głosowe to nie tylko oszczędność czasu i mniej stresu dla operatorów, ale też większa wygoda dla klientów. To taki „must-have” dla call center, które chce być bardziej elastyczne i efektywne. Jak wszystko, wymaga to wdrożenia i dostosowania do potrzeb firmy, ale rezultaty mogą być naprawdę imponujące. Korzystając z rozwiązań takich jak Nagraj wiadomość, automatyczne wiadomości głosowe czy Masowa Wysyłka Voice SMS, można naprawdę zrewolucjonizować sposób komunikacji z klientami.

Mogą Cię zainteresować

Deski podłogowe do Twojego mieszkania. Podpowiadamy, jakie wybrać!

Drewniana podłoga to klasyka sama w sobie, która nigdy nie wychodzi z mody. Z jednej strony ociepla wnętrze, z drugiej dodaje mu elegancji i szlachetności. Wybierając podłogę z prawdziwego drewna...

Czytaj dalej

Trwałość i jakość łóżek piętrowych z drewna od Meble Wróbel

Dla wielu rodziców wybór odpowiednich mebli dla dzieci jest wyzwaniem. Najważniejszym elementem dziecięcego świata jest łóżko. Jeśli natomiast w domu jest...

Czytaj dalej

Materace Dla Ciebie: Twój niezawodny sklep z materacami

W dzisiejszym świecie zakupy przez Internet nikogo nie dziwią. W sieci szukamy produktów praktycznie każdej kategorii – w tym materacy do spania. Dostęp do sieci pozwala dotrzeć...

Czytaj dalej

Kołdra i poduszki dziecięce - puchowe czy z pierza?

Kiedy stajemy przed wyborem, jaką kołderkę i poduszkę wybrać dla dziecka, dostrzegamy, jak wiele różnych wypełnień mogą mieć te niezbędne do snu elementy. Chcąc...

Czytaj dalej

Co powinno wyróżniać nowoczesne fotele do salonu?

Standardowe wyposażenie pokoju gościnnego czy dziennego to zestaw wypoczynkowy L- lub U-kształtny, ale uzupełnienie go o elegancki i nowoczesny fotel do salonu sprawi, że przestrzeń nabierze jeszcze więcej...

Czytaj dalej

Tapety na ścianę dla dzieci – najciekawsze rozwiązania dla maluchów

Maluchy nie lubią nudy, dlatego w ich pokoju zawsze wiele się dzieje. Nie tylko na podłodze, ale także i na ścianach. Dzieci w tym wieku są bardzo wymagające, dlatego każdy...

Czytaj dalej

Stolik kawowy o ponadczasowym wyglądzie – jakie modele nie wychodzą z mody?

Jednym z najważniejszych pomieszczeń w każdym domu, w którym spędza się mnóstwo czasu, jest salon. To właśnie tutaj odpoczywamy po pracy, oglądamy filmy w gronie rodzinnym oraz przyjmujemy...

Czytaj dalej

Jysk – kołdry dla każdego. Przegląd modeli

Czy wiesz, że dostępne w sklepie Jysk kołdry to ciekawe modele, którymi zdecydowanie warto się zainteresować? Jeśli jeszcze ich nie przeglądałeś, najwyższy czas nadrobić zaległości....

Czytaj dalej

Jak wybrać odpowiednie biurko?

Wybór odpowiedniego biurka do domu jest niezwykle istotne. To przy nim możesz wygodnie pracować, a dziecko odrabiać pracę domową i się uczyć. Dlatego też...

Czytaj dalej

Jaka grubość paneli na ogrzewanie podłogowe?

Marzy Ci się ogrzewanie podłogowe i panele? To już nie problem. Dzięki bogatej ofercie czołowych producentów paneli, dom czy mieszkanie z ogrzewaniem podłogowym można wykończyć w dowolny...

Czytaj dalej

Montaż lampy sufitowej - jak zrobić to samodzielnie?

Montaż lampy sufitowej to czynność, którą można zlecić specjaliście, jednak przy odrobinie wiedzy można ją bezpiecznie przeprowadzić na własną rękę. Chociaż samodzielny montaż...

Czytaj dalej

Chrobotek reniferowy i jego tajemnice. Dlaczego świetnie nadaje się do dekorowania mieszkań?

Mech dekoracyjny, mech chrobotek, a tak naprawdę chrobotek reniferowy to roślina, która w ostatnich latach zyskała bardzo dużą popularność. Zawdzięcza to między innymi swojemu wyglądowi, jak...

Czytaj dalej

Narożnik z funkcją spania – praktyczny wybór nie tyko do kawalerki

Meble wypoczynkowe z funkcją spania, czyli rozkładane są obecnie bardzo chętnie kupowane. Co decyduje o ich powodzeniu? Kiedy warto wybrać rozkładany narożnik do swojego domu?...

Czytaj dalej