04.12.2024 / Współpraca

Jak wiadomości głosowe mogą usprawnić pracę call center?

Artykuł sponsorowany

Temat wiadomości głosowych w call center brzmi jakby był zarezerwowany dla wielkich korpo z jakimiś super nowoczesnymi systemami. Ale tak naprawdę, wiadomości głosowe to mega praktyczne narzędzie, które można wprowadzić praktycznie w każdej organizacji, nawet tej mniejszej. W erze, gdzie operatorzy starają się nadążyć za mnóstwem klientów, a wszyscy chcą zaoszczędzić czas i kasę, wiadomości głosowe mogą być game-changerem.

Jak to działa?

Nie ma tu żadnej filozofii. Klient nagrywa wiadomość, operator ją odsłuchuje i odpowiada w wygodnym dla siebie momencie. To nie to samo co klasyczna poczta głosowa, bo cały proces jest bardziej zautomatyzowany i, co ważne, zintegrowany z systemami call center. Operator może np. od razu otworzyć zgłoszenie, przypisać zadanie, albo wysłać odpowiedź – i wszystko to bez tracenia czasu na żadne przełączanie się między aplikacjami. Takie rozwiązania głosowe dla firm, jak system wiadomości głosowych dla call center, naprawdę ułatwiają pracę operatorów.

Po co komu takie wiadomości?

Po pierwsze, operatorzy mogą bardziej elastycznie zarządzać swoją pracą. Masz pełną kolejkę rozmów na żywo? Spoko, wiadomości głosowe można odsłuchać później. Nie trzeba odbierać każdego połączenia, a klient nie czuje się olany, bo ma pewność, że jego sprawa nie zniknie w eterze. Działa to trochę jak „oddech” dla operatora, który między jednym, a drugim połączeniem może na spokojnie ogarnąć sprawy przekazane w wiadomościach.

Po drugie, klienci uwielbiają tę formę kontaktu, bo nie muszą wisieć na linii, żeby się do kogoś dobić. Siedzisz w tramwaju? Jedziesz na spotkanie? Nagrywasz krótką wiadomość i masz to z głowy. To naprawdę zmniejsza frustrację, zarówno po stronie klienta, jak i operatora. A wiemy przecież, że zadowolony klient to mniejszy stres dla zespołu call center.

Wiadomości głosowe vs klasyczne rozmowy telefoniczne

Wiadomości głosowe można traktować jako „plan B” dla klasycznych rozmów. Czasami nie ma opcji, żeby odebrać telefon, ale już odsłuchanie krótkiej wiadomości to zupełnie co innego. Operator może wtedy odpisać, oddzwonić, albo nawet nagrać własną wiadomość. To daje taką elastyczność, która w typowym call center jest bezcenna. Warto również wspomnieć o takich opcjach jak nagrywanie zapowiedzi IVR czy System zapowiedzi głosowych, które usprawniają pracę operatorów.

Jest też kwestia zapisu całej komunikacji. Każda wiadomość jest automatycznie zapisywana, można ją łatwo przeszukać, przypisać do klienta, sprawdzić historię kontaktu. Przy klasycznych rozmowach to wymaga więcej zachodu – trzeba robić notatki, klikać, dodawać. Tu mamy wszystko w jednym miejscu. Automatyczne wiadomości głosowe i Komunikaty głosowe pomagają uprościć i uporządkować całą komunikację.

Jakie są plusy dla operatorów?

„Zbawienie dla tych, którzy mają tysiąc spraw na głowie” – tak mówi wielu operatorów, którzy pracowali już z wiadomościami głosowymi. Bo tak naprawdę nie musisz wszystkiego robić „na już”. Operator może odpisać, jak ma chwilę, a klient dalej czuje się zaopiekowany. Co więcej, odsłuchiwanie wiadomości jest często szybsze niż przebrnięcie przez długą rozmowę telefoniczną, gdzie najpierw trzeba wytłumaczyć cały kontekst.

Wiadomości głosowe to też wygoda dla samych operatorów. Mają oni większą kontrolę nad swoim czasem, mogą decydować, kiedy najlepiej odpowiedzieć. Do tego, przy większym obciążeniu, można delegować odsłuchiwanie wiadomości innym osobom w zespole, co pozwala zachować ciągłość pracy. Takie hurtowe rozwiązania głosowe mogą być idealnym wsparciem, szczególnie gdy mamy do czynienia z Masową Wysyłką Voice SMS czy Wiadomościami Głosowymi VMS.

Efektywność przede wszystkim

Automatyzacja to słowo klucz. Wiadomości głosowe, zintegrowane z CRM-em albo systemem zgłoszeń, pozwalają szybko rozwiązywać sprawy bez dodatkowych klikanin. Klient nagrywa – operator słucha – przypisuje do działu albo otwiera ticket. Wszystko idzie gładko, bez przerywania innych działań. Usługa Voice oraz usługa telefonii VoIP dla firm mogą jeszcze bardziej przyspieszyć te procesy.

To ma też duże znaczenie przy rozwiązywaniu bardziej złożonych zgłoszeń. Klienci mogą zostawić dokładne informacje, operator nie musi dopytywać o każdy szczegół, co skraca cały proces obsługi. A wiadomo przecież, że każdy chce szybko rozwiązać swój problem, bez zbędnych rozmów i wyjaśnień. Personalizowane wiadomości głosowe pomagają dopasować odpowiedź do indywidualnych potrzeb klienta.

Trochę liczb

Statystyki mówią same za siebie. Wprowadzenie wiadomości głosowych może zmniejszyć liczbę przerwanych połączeń o nawet 30%. Klienci czują, że mają większą kontrolę nad tym, jak kontaktują się z firmą, a operatorzy mają mniej stresu związanego z koniecznością natychmiastowego odbierania każdego telefonu. Wydajność zespołu wzrasta, bo można lepiej zarządzać kolejkami zgłoszeń i skupić się na ważniejszych sprawach.

Dla kogo to jest?

Dla każdego call center, które chce mieć lepszą kontrolę nad przepływem pracy. To rozwiązanie, które sprawdzi się zarówno w mniejszych zespołach, jak i w dużych strukturach, gdzie operatorzy mają setki połączeń dziennie. Nie trzeba być gigantem, żeby wykorzystać możliwości, jakie dają wiadomości głosowe, Komunikaty głosowe i system wiadomości głosowych dla call center. Ważne, żeby miało to sens i było dobrze wkomponowane w procesy obsługi.

Podsumowując – wiadomości głosowe to nie tylko oszczędność czasu i mniej stresu dla operatorów, ale też większa wygoda dla klientów. To taki „must-have” dla call center, które chce być bardziej elastyczne i efektywne. Jak wszystko, wymaga to wdrożenia i dostosowania do potrzeb firmy, ale rezultaty mogą być naprawdę imponujące. Korzystając z rozwiązań takich jak Nagraj wiadomość, automatyczne wiadomości głosowe czy Masowa Wysyłka Voice SMS, można naprawdę zrewolucjonizować sposób komunikacji z klientami.

Mogą Cię zainteresować

Deski podłogowe do Twojego mieszkania. Podpowiadamy, jakie wybrać!

Drewniana podłoga to klasyka sama w sobie, która nigdy nie wychodzi z mody. Z jednej strony ociepla wnętrze, z drugiej dodaje mu elegancji i szlachetności. Wybierając podłogę z prawdziwego drewna...

Czytaj dalej

Jak urządzić piwniczkę na wino?

Piwniczki na wino stają się w Polsce coraz bardziej popularne. Pozazdrościliśmy mieszkańcom malowniczej Toskanii czy Umbrii we Włoszech pięknych i bogato zaopatrzonych piwnic na wino i zaczęliśmy...

Czytaj dalej

Brzoza w ogrodzie – wybór, sadzenie, pielęgnacja, aranżacje. Poradnik

Delikatna korona, biały pień i szeleszczące liście – brzoza w ogrodzie to drzewo, które wprowadza do niego wyjątkowy klimat. Kojarzona z polskim krajobrazem coraz częściej...

Czytaj dalej

Sofy w stylu glamour - czy warto się na nie zdecydować?

Nie od dziś wiadomo, że właściwa aranżacja wnętrza to nie zawsze jest łatwe zadanie. Pod uwagę należy wziąć wiele czynników, które nie tylko sprawią, że pomieszczenie będzie prezentować się...

Czytaj dalej

Wybieramy funkcjonalny zestaw mebli do pokoju dziecięcego

W czasie urządzania pokoju dziecięcego możesz zdecydować się na funkcjonalny i wyróżniający się pod względem estetycznym zestaw mebli. Jest to świetne rozwiązanie dla tych rodziców,...

Czytaj dalej

Love is Love - poznajcie zapach miłości

Jakie zapachy lubisz najbardziej? Słodką wanilię otulającą każdy zakątek domu? A może delikatne kwiatowe aromaty, które wnoszą do wnętrza świeżość i wiosenną energię?...

Czytaj dalej

Blaty drewniane a tworzenie ciekawych aranżacji wnętrz

Z pewnością warto mieć świadomość tego, że blaty drewniane w wielu przypadkach mogą okazać się bardzo ciekawym rozwiązaniem aranżacyjnym. Kryją one w sobie ogromny...

Czytaj dalej

Jak urządzić kuchnię?

Zastanawiasz się, jak urządzić kuchnię, aby zawsze mieć wszystko pod ręką? Czy gotując obiad czujesz, że przebiegłeś maraton, bo rozmieszczenie szafek kuchennych jest nieergonomiczne?...

Czytaj dalej

Okapy kuchenne – sprawdź najpopularniejsze rodzaje!

W każdej kuchni powinien znaleźć się okap. To przecież właśnie dzięki niemu jesteśmy w stanie pozbyć się wszelkich zapachów powstałych podczas pieczenia czy gotowania....

Czytaj dalej

Czy biurka elektryczne jako biurka do pracy to dobry pomysł?

Każdy, kto wykonuje pracę siedzącą, wie, że wiąże się ona z dokuczliwym bólem kręgosłupa. Niestety, długie godziny spędzone przy biurku skutkują właśnie...

Czytaj dalej

Twój nowy ulubiony mebel: fotel rozkładany - przegląd najlepszych propozycji

Posiadanie wygodnego miejsca do odpoczynku i relaksu w swoim domu jest niezwykle istotne. Jeśli szukasz wszechstronnego mebla, który połączy funkcjonalność z komfortem, warto rozważyć zakup...

Czytaj dalej

Mosiężne uchwyty meblowe – piękny i funkcjonalny detal

Uchwyty mosiężne w wyrafinowanej i ozdobnej formie to niejedyna opcja wykorzystania mosiądzu w okuciach mebli. Bardzo stylowe i modne są uchwyty meblowe wykonane z mosiądzu w eleganckiej i prostej...

Czytaj dalej

W jaki sposób zmniejszyć temperaturę w mieszkaniu podczas upałów?

Wysokie temperatury działają bardzo niekorzystnie na nasze samopoczucie. Często staramy się schronić przed palącym słońcem w mieszkaniu. Niestety zdarza się, że jest tam niewiele...

Czytaj dalej