04.12.2024 / Współpraca

Jak wiadomości głosowe mogą usprawnić pracę call center?

Artykuł sponsorowany

Temat wiadomości głosowych w call center brzmi jakby był zarezerwowany dla wielkich korpo z jakimiś super nowoczesnymi systemami. Ale tak naprawdę, wiadomości głosowe to mega praktyczne narzędzie, które można wprowadzić praktycznie w każdej organizacji, nawet tej mniejszej. W erze, gdzie operatorzy starają się nadążyć za mnóstwem klientów, a wszyscy chcą zaoszczędzić czas i kasę, wiadomości głosowe mogą być game-changerem.

Jak to działa?

Nie ma tu żadnej filozofii. Klient nagrywa wiadomość, operator ją odsłuchuje i odpowiada w wygodnym dla siebie momencie. To nie to samo co klasyczna poczta głosowa, bo cały proces jest bardziej zautomatyzowany i, co ważne, zintegrowany z systemami call center. Operator może np. od razu otworzyć zgłoszenie, przypisać zadanie, albo wysłać odpowiedź – i wszystko to bez tracenia czasu na żadne przełączanie się między aplikacjami. Takie rozwiązania głosowe dla firm, jak system wiadomości głosowych dla call center, naprawdę ułatwiają pracę operatorów.

Po co komu takie wiadomości?

Po pierwsze, operatorzy mogą bardziej elastycznie zarządzać swoją pracą. Masz pełną kolejkę rozmów na żywo? Spoko, wiadomości głosowe można odsłuchać później. Nie trzeba odbierać każdego połączenia, a klient nie czuje się olany, bo ma pewność, że jego sprawa nie zniknie w eterze. Działa to trochę jak „oddech” dla operatora, który między jednym, a drugim połączeniem może na spokojnie ogarnąć sprawy przekazane w wiadomościach.

Po drugie, klienci uwielbiają tę formę kontaktu, bo nie muszą wisieć na linii, żeby się do kogoś dobić. Siedzisz w tramwaju? Jedziesz na spotkanie? Nagrywasz krótką wiadomość i masz to z głowy. To naprawdę zmniejsza frustrację, zarówno po stronie klienta, jak i operatora. A wiemy przecież, że zadowolony klient to mniejszy stres dla zespołu call center.

Wiadomości głosowe vs klasyczne rozmowy telefoniczne

Wiadomości głosowe można traktować jako „plan B” dla klasycznych rozmów. Czasami nie ma opcji, żeby odebrać telefon, ale już odsłuchanie krótkiej wiadomości to zupełnie co innego. Operator może wtedy odpisać, oddzwonić, albo nawet nagrać własną wiadomość. To daje taką elastyczność, która w typowym call center jest bezcenna. Warto również wspomnieć o takich opcjach jak nagrywanie zapowiedzi IVR czy System zapowiedzi głosowych, które usprawniają pracę operatorów.

Jest też kwestia zapisu całej komunikacji. Każda wiadomość jest automatycznie zapisywana, można ją łatwo przeszukać, przypisać do klienta, sprawdzić historię kontaktu. Przy klasycznych rozmowach to wymaga więcej zachodu – trzeba robić notatki, klikać, dodawać. Tu mamy wszystko w jednym miejscu. Automatyczne wiadomości głosowe i Komunikaty głosowe pomagają uprościć i uporządkować całą komunikację.

Jakie są plusy dla operatorów?

„Zbawienie dla tych, którzy mają tysiąc spraw na głowie” – tak mówi wielu operatorów, którzy pracowali już z wiadomościami głosowymi. Bo tak naprawdę nie musisz wszystkiego robić „na już”. Operator może odpisać, jak ma chwilę, a klient dalej czuje się zaopiekowany. Co więcej, odsłuchiwanie wiadomości jest często szybsze niż przebrnięcie przez długą rozmowę telefoniczną, gdzie najpierw trzeba wytłumaczyć cały kontekst.

Wiadomości głosowe to też wygoda dla samych operatorów. Mają oni większą kontrolę nad swoim czasem, mogą decydować, kiedy najlepiej odpowiedzieć. Do tego, przy większym obciążeniu, można delegować odsłuchiwanie wiadomości innym osobom w zespole, co pozwala zachować ciągłość pracy. Takie hurtowe rozwiązania głosowe mogą być idealnym wsparciem, szczególnie gdy mamy do czynienia z Masową Wysyłką Voice SMS czy Wiadomościami Głosowymi VMS.

Efektywność przede wszystkim

Automatyzacja to słowo klucz. Wiadomości głosowe, zintegrowane z CRM-em albo systemem zgłoszeń, pozwalają szybko rozwiązywać sprawy bez dodatkowych klikanin. Klient nagrywa – operator słucha – przypisuje do działu albo otwiera ticket. Wszystko idzie gładko, bez przerywania innych działań. Usługa Voice oraz usługa telefonii VoIP dla firm mogą jeszcze bardziej przyspieszyć te procesy.

To ma też duże znaczenie przy rozwiązywaniu bardziej złożonych zgłoszeń. Klienci mogą zostawić dokładne informacje, operator nie musi dopytywać o każdy szczegół, co skraca cały proces obsługi. A wiadomo przecież, że każdy chce szybko rozwiązać swój problem, bez zbędnych rozmów i wyjaśnień. Personalizowane wiadomości głosowe pomagają dopasować odpowiedź do indywidualnych potrzeb klienta.

Trochę liczb

Statystyki mówią same za siebie. Wprowadzenie wiadomości głosowych może zmniejszyć liczbę przerwanych połączeń o nawet 30%. Klienci czują, że mają większą kontrolę nad tym, jak kontaktują się z firmą, a operatorzy mają mniej stresu związanego z koniecznością natychmiastowego odbierania każdego telefonu. Wydajność zespołu wzrasta, bo można lepiej zarządzać kolejkami zgłoszeń i skupić się na ważniejszych sprawach.

Dla kogo to jest?

Dla każdego call center, które chce mieć lepszą kontrolę nad przepływem pracy. To rozwiązanie, które sprawdzi się zarówno w mniejszych zespołach, jak i w dużych strukturach, gdzie operatorzy mają setki połączeń dziennie. Nie trzeba być gigantem, żeby wykorzystać możliwości, jakie dają wiadomości głosowe, Komunikaty głosowe i system wiadomości głosowych dla call center. Ważne, żeby miało to sens i było dobrze wkomponowane w procesy obsługi.

Podsumowując – wiadomości głosowe to nie tylko oszczędność czasu i mniej stresu dla operatorów, ale też większa wygoda dla klientów. To taki „must-have” dla call center, które chce być bardziej elastyczne i efektywne. Jak wszystko, wymaga to wdrożenia i dostosowania do potrzeb firmy, ale rezultaty mogą być naprawdę imponujące. Korzystając z rozwiązań takich jak Nagraj wiadomość, automatyczne wiadomości głosowe czy Masowa Wysyłka Voice SMS, można naprawdę zrewolucjonizować sposób komunikacji z klientami.

Mogą Cię zainteresować

Deski podłogowe do Twojego mieszkania. Podpowiadamy, jakie wybrać!

Drewniana podłoga to klasyka sama w sobie, która nigdy nie wychodzi z mody. Z jednej strony ociepla wnętrze, z drugiej dodaje mu elegancji i szlachetności. Wybierając podłogę z prawdziwego drewna...

Czytaj dalej

Elegancja i Lekkość w Twoim Domu: Obrazy Żurawi i Kwiatów od Anny Borkowskiej z Galerii w Chmurach

Poszukujesz unikatowych, luksusowych dekoracji, które wniosą lekkość i elegancję do Twojego salonu lub sypialni? Odkryj ręcznie zdobione obrazy na płótnie autorstwa Anny Borkowskiej z Galerii...

Czytaj dalej

Filtr osmotyczny - co to jest i jak działa?

Filtr osmotyczny zwany również filtrem odwróconej osmozy to prosty sposób na oczyszczoną, zdrową wodę oraz ograniczenie plastiku w naszym życiu. Z tego rozwiązania korzysta coraz...

Czytaj dalej

Konserwacja i pielęgnacja osłon okiennych – jak dbać o nie aby służyły przez lata

Nowa, właśnie zamontowana osłona okienna to elegancki sposób na ograniczenie ilości światła wpływającego do wnętrza. Jeśli chcemy, aby zachowała ona swój naturalny i wyjątkowy...

Czytaj dalej

Rolety zewnętrzne - osłona oraz bezpieczeństwo

Rolety zewnętrzne to jedno z najbardziej praktycznych, użytecznych i wielozadaniowych elementów budownictwa. Możliwość dopasowania do nowego budownictwa, już powstałego budulca oraz każdego typu okien zyskuje...

Czytaj dalej

Jakie zasłony do salonu wybrać?

Zasłony to jeden z dwóch elementów dekoracyjnych dla twojego okna. Wybór materiału oraz wzoru powinien łączyć w sobie funkcje estetyczne oraz praktyczne. Dowiedz się jak najlepiej...

Czytaj dalej

Programy do projektowania wnętrz – lista 17 darmowych opcji

Chcesz odświeżyć swoje mieszkanie albo zaplanować całkowitą metamorfozę wnętrza? Z pomocą przyjdą Ci programy do projektowania, dzięki którym w kilka chwil zobaczysz, jak Twoje pomysły mogą wyglądać...

Czytaj dalej

Stylowa i przytulna sypialnia w bloku – pomysły i inspiracje

Aranżując mieszkanie w bloku, często musimy w jakiś sposób uporać się z małą przestrzenią. W ciągu kilku ostatnich lat panowało przekonanie, że najlepszym rozwiązaniem jest...

Czytaj dalej

Jak pozbyć się mrówek z domu? 10 sprawdzonych sposobów

Mrówki w domu to udręka dla każdego. Pozbyć się ich bez odpowiednich środków na pewno będzie trudno. Jeśli już raz zadomowią się w ciepłym mieszkanku,...

Czytaj dalej

Świadectwo energetyczne domu i mieszkania – o czym może Cię poinformować?

Obecnie wiele nieruchomości w Polsce musi posiadać certyfikaty energetyczne. Czym są te dokumenty? Do czego służą? Oto, o czym świadectwo energetyczne może informować zarówno w przypadku...

Czytaj dalej

Czy można sadzić cebule kwiatowe zimą?

Sadzenie cebul kwiatowych jest jednym z najbardziej oczekiwanych ogrodniczych rytuałów, który wiąże się z nadzieją na bujne i kolorowe zakwitanie wiosną oraz latem. Wiele osób zastanawia...

Czytaj dalej

Ile kosztuje panel ogrodzeniowy?

Panele ogrodzeniowe stały się jednym z najpopularniejszych sposobów na ogradzanie działek i posesji. Prym wiodą przęsła z metalowego drutu, które tworzą funkcjonalną i solidną barierę,...

Czytaj dalej

Wiertła do betonu - niezbędne w każdej narzędziowni!

Wiertła do betonu to jedne z tych narzędzi, bez których trudno wyobrazić sobie efektywną pracę przy większości projektów budowlanych czy remontowych. Niezależnie od tego, czy planujesz zawieszenie półek,...

Czytaj dalej